7 Benefícios da Assinatura Digital Para Sua Empresa

Criado por Renan Gois Castilho

5 fev, 2021

Assinar documentos digitalmente é algo rápido, simples e barato. As empresas que utilizam essa tecnologia aproveitam de diversas vantagens que ela traz. Essas vantagens envolvem diminuição de custos e melhor gestão de documentos. Por isso, aqui vamos apresentar 7 benefícios que você tem ao assinar documentos de forma digital.

1 – Gerenciamento de acordos comerciais ou internos

Toda empresa deve vender para que consiga sobreviver. Imagine administrar vários contratos de venda de forma física. Em curto prazo, parece simples. Porém, à medida que a empresa cresce, a gestão desses contratos fica difícil. O mesmo acontece em caso de acordos internos, onde as mudanças operacionais devem ser documentadas.

Com a assinatura digital, existe a certeza de que todos leram e concordaram com o que está no documento, uma vez que o assinaram. Ao mesmo tempo, esses documentos não se perdem, podendo ser acessados por todos de qualquer lugar, já que ele existirá de forma digital e será armazenado de forma online.

2 – Acelerar o processo de contratação e integração de um novo colaborador

Os processos de contratação exigem a assinatura de vários documentos por parte do contratante e do contratado. Por que não assinar de forma eletrônica e então acelerar o processo? Ainda, com os documentos digitais, é possível arquivar tudo de forma mais segura e organizada. Assim, o novo colaborador já sabe que a empresa que irá trabalhar tem o compromisso de usar a tecnologia como vantagem competitiva.

3 – Melhorar o fluxo de comunicação dentro da empresa

Documentos sobre mudanças internas podem ser facilmente distribuídos com a assinatura dos responsáveis. Assim, todos tem acesso à informação correta, pois se o documento for alterado depois de ter sido assinado, ele perderá a autenticidade e a validade jurídica. Por isso, assinar os documentos de forma digital garante não só o fluxo das informações, mas também que a informação correta seja distribuída.

4 – Diminuição dos gastos com armazenamento de papel

Armazenar papéis em armários ocupa espaço e exige cuidados para que eles não sejam danificados pelo tempo. Ainda, é necessário organizá-los de forma minuciosa para que todos possam acessar de forma rápida e fácil, evitando ter que procurar por um longo período de tempo. Porém, ao fazer o uso de documentos eletrônicos assinados digitalmente, a gestão é mais fácil e rápida. É possível organizar tudo de modo online, sem a necessidade de armários e o risco de perda. Você pode controlar o acesso com o uso de senhas. Ainda, a substituição de documentos físicos por digitais é uma alternativa é uma alternativa ecologicamente correta e que agrega valor a empresa.

5 – Maior velocidade na assinatura de contratos e com validade jurídica

Assinar contratos de forma digital é mais rápido, pois, com um clique, é possível assinar vários de uma única vez. Ainda, é possível estipular prazos para que a assinatura seja realizada e assim evitar atrasos. Com isso você ganha mais tempo para realizar outras tarefas importantes para o seu dia a dia, evitando filas em cartórios para reconhecimento de firma, pois toda assinatura digital possui validade jurídica.

6 – Segurança e validade jurídica das informações dos documentos

Ao falar de documentos digitais, muitos pensam que é fácil de ser alterado e com isso não há validade jurídica. Porém, com a assinatura digital, a segurança é maior do que com os documentos físicos. Se alguma informação do documento for alterada, a assinatura perde a autenticidade e com isso o documento perde a validade jurídica. Isso é possível por conta do princípio da integridade. Ele garante que, caso um documento seja alterado depois de assinado de forma digital, ele não é mais o mesmo. Por isso, a assinatura digital não é mais válida.

7 – Fácil comprovação de autenticidade do documento e da assinatura

No caso de documentos físicos, a autenticidade é garantida por uma série de selos de registro do documento. Pode ser referente à junta comercial, cartórios, ou outra entidade que exerça a função de autenticar ou registrar documentos. Caso sejam necessárias cópias desses arquivos, para que tenham validade jurídica, é preciso que elas sejam autenticadas, elevando ainda mais os custos. Já se o documento for assinado de forma digital, então é possível atestar sua autenticidade, mesmo que ele seja uma cópia, devido ao princípio da autenticidade.

Isso é possível pois um documento eletrônico é uma série de bits. Mesmo que seja uma cópia, essa sequência é a mesma. Portanto, a autenticação do documento é feita sem problemas, já que a assinatura também será a mesma. Para confirmar se um documento é autêntico, e assim garantir a sua validade jurídica, você pode acessar o site do Instituo Nacional de Tecnologia da Informação – ITI. Ele é o órgão que legisla sobre certificados e assinaturas digitais no país.

Como podemos ver,  assinar documentos digitalmente traz várias vantagens. Você ganha tempo, contém gastos e ainda consegue inovar seus processos internos. Assim sua empresa se desenvolve melhor e tem um trabalho mais eficiente. Não só os colaboradores ficam satisfeitos, mas também os clientes e parceiros comerciais, ao perceber como a empesa investe para se manter em dia com as novidades do mundo tecnológico, que possam agregar valor aos negócios.

Você já conhece o Assinador Ideal?

Com ele, você assina seus documentos com validade jurídica, de qualquer lugar e a qualquer momento, utilizando a assinatura digital (com certificado digital) ou eletrônica (confirmada por código enviado por e-mail ou SMS).

É possível assinar:

  • Contratos em geral
  • Procurações
  • Propostas Comerciais
  • Processos Judiciais e Administrativos
  • Documentos de Cartórios
  • Qualquer Documento Digital que necessite de validade jurídica
  • E muito mais

Olha só quantos benefícios:

  • Garantia e segurança da Ideal Certificação Digital
  • Maior controle dos arquivos
  • Validade jurídica dos documentos
  • Economia de papel
  • Pode ser usado por pessoa física e jurídica
  • Economia de tempo


Acesse e assine documentos de maneira rápida e segura.

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